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Cardfile Document  |  1990-12-26  |  19KB  |  252 lines
  1. ----------------------------------------
  2. 5.01  The Notebook
  3. ........................................
  4. The Notebook (DOS and Windows versions only) is an area in which you may write notes,  store addresses and phone numbers, or any data that you want to keep handy.  You can enter information on the pages of a notebook; add pages to your notebook as needed; create new notebooks; open existing notebooks and modify the contents; and even merge notebooks.  It's an efficient system for organizing your data and keeping it organized.  
  5.  
  6. Note: For Windows users, the Notebook may be started from the Program Manager, as well as from the scheduler, and run independently.  If you start the Notebook from the Windows Program Manager, you may pass the name of the Notebook to open in a command line.  If you have Windows 3.0, this makes it possible to set up icons that load particular Notebook files. 
  7.  
  8. To start your Notebook session while in the scheduler, click on Notebook in the menu bar, or press ALT+N.  The Notebook title bar will state the name of the application, and the name of the notebook that is currently being displayed.  FIRST.NBK is always the first notebook file which Notebook opens. 
  9.  
  10. Note:  The shortcut keys listed below are for use when the focus is in the Notebook window (not in the pull-down menus). 
  11. ----------------------------------------
  12. ----------------------------------------
  13. 5.02  The Notebook Window
  14. ........................................
  15. Use the commands in the control menu to change the size of the Notebook window, to move it to different areas on the screen and to close the Notebook window.  (For more information on the Control menu, see the guide entitled "Interface Basics".) 
  16.  
  17. Each time you activate the Notebook, the first page of the notebook entitled "FIRST.NBK" is displayed automatically.  This is considered to be your primary notebook;  the one you will want to view most often.  Also, user defined size and screen position of the Notebook window will be retained from the previous Notebook session. 
  18.  
  19. The menu titles that you will see in the menu bar of the Notebook window are File, Edit, Add, Search and AutoDial.  If you are using the DOS version of Active Life, the Exit command will also be displayed in the menu bar.  The commands in each menu are described below. 
  20.  
  21. Below the menu bar is an area labeled "Notebook Page Titles."  The titles for each page of the currently selected notebook are displayed alphabetically in this area.  To select a different page in the current notebook, move the highlight up and down using the PAGE UP and PAGE DOWN keys.  When you select a page title in the upper window, that page is displayed in lower window.   
  22.  
  23. When you first view the contents of the selected page which is displayed in the lower window, the cursor is positioned in the upper left corner.  Use the direction (arrow) keys to move the cursor to different areas on the notebook page.  Press ENTER to start a new line.   The maximum page size is 8K. 
  24. ----------------------------------------
  25. ----------------------------------------
  26. 5.03  The Notebook File Menu
  27. ........................................
  28. The commands in the File menu will allow you to create a new notebook, open an existing notebook, print out notebook pages or entire notebooks, save the changes you have made to notebook contents, change a notebook's title and merge notebooks together.  You may also import text files and ASCII databases into your notebook, and import Cardfiles from the Windows application entitled Cardfile. 
  29. ----------------------------------------
  30. ----------------------------------------
  31. 5.04  Notebook File: New
  32. ........................................
  33. Selecting the New command brings up a blank untitled notebook window.  The cursor is in position so you may begin typing immediately.
  34.  
  35. To add a new page to your notebook, select the Add command in the menu bar.  First you will be asked to give the current page a title, then to give the new page a title.  When you have entered the title of your new notebook page, the title will appear selected in the list of notebook page titles and the page will be blank, ready for your data. 
  36.  
  37. When you have finished with your new notebook, select the Save command in the File menu.  You will be asked to give your new notebook a name, then the notebook will be saved to your disk. 
  38. ----------------------------------------
  39. ----------------------------------------
  40. 5.05  Notebook File: Open
  41. ........................................
  42. The Open command allows you to work with an existing notebook file. When you select the Open command, a dialog box will be displayed in which you can choose the notebook you would like to work with.  You may type the name of the notebook in the text box titled "Open File Name:". The "*.NBK" that appears in the text box will disappear as soon as you type the first character. 
  43.  
  44. You may also select a notebook title in the list box.  Press TAB, then use the direction keys to select the title of the notebook you wish to view.  Select "OK" and the dialog box will disappear from the screen. The first page of the selected notebook will appear in the Notebook window. 
  45. ----------------------------------------
  46. ----------------------------------------
  47. 5.06  Notebook File: Save
  48. ........................................
  49. The Save command saves the changes you have made to your notebook.  If you are working in a new notebook, you will be asked to give your notebook a title before the changes are saved. 
  50. ----------------------------------------
  51. ----------------------------------------
  52. 5.07  Notebook File: Save As
  53. ........................................
  54. The Save As command gives you the opportunity to change the title of your notebook as well as saving the changes you have made to it.  When you select the Save As command, a small dialog box will be displayed on the screen.  Enter the new title of your notebook in the text box labeled "Save As:".  
  55.  
  56. If you give your notebook the same title as an already existing notebook, you will be asked if you would like the currently selected notebook to replace the existing notebook of the same title.  If you select "Yes", the currently selected notebook will take the place of the other notebook.  If you select "No",  you will be asked to give your selected notebook a different name, as there cannot be more than one notebook with a given name. 
  57. ----------------------------------------
  58. ----------------------------------------
  59. 5.08  Notebook File: Print One
  60. ........................................
  61. The Print One command will print the currently selected notebook page.
  62. ----------------------------------------
  63. ----------------------------------------
  64. 5.09  Notebook File: Print All
  65. ........................................
  66. The Print All command will print out the entire selected notebook. 
  67. ----------------------------------------
  68. ----------------------------------------
  69. 5.10  Notebook File: File Merge
  70. ........................................
  71. The merge command enables you to combine two notebooks. A dialog box will appear on the screen to let you choose which notebook you would like to combine with the currently selected notebook. Enter the name of the notebook in the text box or select the notebook title from the list.
  72. ----------------------------------------
  73. ----------------------------------------
  74. 5.11  Notebook File: Import Cardfile
  75. ........................................
  76. The Import Cardfile command allows you to merge a cardfile (from the Windows application named Cardfile) with a notebook. 
  77.  
  78. A dialog box will be displayed in which you may chose the cardfile that you would like imported.  Either type the cardfile title into the text box labeled "Open File Name:" or select the cardfile title from the list.  Select the "Merge" command button and the selected cardfile and notebook will be combined into one notebook. 
  79. ----------------------------------------
  80. ----------------------------------------
  81. 5.12  Notebook File: Import Text File
  82. ........................................
  83. The Import Text File command enables you to merge a text file with the selected notebook.  Selecting this command will bring a dialog box to the screen. Enter the name of the text file you wish to import in the text box labeled "Open File Name:" or select the title of the text file from the list.  Select "Merge" and the selected text file and notebook will be combined. 
  84. ----------------------------------------
  85. ----------------------------------------
  86. 5.13  Notebook File: Import ASCII DBS
  87. ........................................
  88. The Import ASCII Database command enables you to bring the contents of an ASCII database into an Active Life Notebook file.  Each line in the database will become one notebook page.  A tab (or multiple spaces) within a line of  the database will start a new line on the notebook page. 
  89.  
  90. The first word of each notebook page will also appear as the page title.  The notebook titles (and pages) will alphabetized.
  91. ----------------------------------------
  92. ----------------------------------------
  93. 5.14  Notebook File: Export Cardfile
  94. ........................................
  95. The Export Cardfile command allows you to export a notebook to the Windows application named "Cardfile".    
  96.  
  97. When you select the Export Cardfile command, a dialog box will be displayed in which you may specify the cardfile to which your notebook will be exported.  Either type the cardfile title into the text box labeled "Save File Name As:" or select the cardfile name from the list. 
  98. ----------------------------------------
  99. ----------------------------------------
  100. 5.15  File: Export Formatted Text File
  101. ........................................
  102. Use this command to copy the contents of a notebook to a text file (retaining carriage returns).
  103. ----------------------------------------
  104. ----------------------------------------
  105. 5.16  File: Export Unformatted Text File
  106. ........................................
  107. Use this command to copy the contents of a notebook to a text file (omitting carriage returns).
  108. ----------------------------------------
  109. ----------------------------------------
  110. 5.17  Notebook File: Exit
  111. ........................................
  112. The Exit command ends your Notebook session.  If you have not already saved any changes to your notebook, you will be asked whether or not you would like your changes saved.  Selecting the "Yes" command button will save the changes and close the Notebook window.  Selecting the "No" command button will close the Notebook window without saving the changes.  Selecting the "Cancel" command button will return you to your Notebook session. 
  113. ----------------------------------------
  114. ----------------------------------------
  115. 5.18  Notebook File: About Notebook
  116. ........................................
  117. The About Notebook command will display the total number of notebook pages currently in the notebook you are working with.  The application title, version number, and platform is also displayed. 
  118. ----------------------------------------
  119. ----------------------------------------
  120. 5.19  The Notebook Edit Menu
  121. ........................................
  122. The commands in the notebook Edit menu will allow you to delete and rename notebook pages, view specific notebook pages, and to delete, copy and move information on the notebook pages. 
  123. ----------------------------------------
  124. ----------------------------------------
  125. 5.20  Notebook Edit: Title
  126. ........................................
  127. The Title command allows you to give the selected notebook page a different title.  A shortcut is to press F6 while in the Notebook window. 
  128.  
  129. When you select the Title command, a small dialog box will appear on the screen.  Inside will be a text box with the current name of the selected notebook page inside.  Type the new name in the text box, and select "OK".  You may have two or more notebook pages with the same name. 
  130. ----------------------------------------
  131. ----------------------------------------
  132. 5.21  Notebook Edit: Prior Page
  133. ........................................
  134. The Prior Page command will display the notebook page previous to, or in front of, the page you are currently viewing.  A shortcut for this command is to press the PAGE UP key while in the notebook window. 
  135. ----------------------------------------
  136. ----------------------------------------
  137. 5.22  Notebook Edit: Next Page
  138. ........................................
  139. The Next Page command will display the notebook page after, or behind, the page you are currently viewing.  A shortcut for this command is to press the PAGE DOWN key while in the notebook window. 
  140. ----------------------------------------
  141. ----------------------------------------
  142. 5.23  Notebook Edit: Word Count
  143. ........................................
  144. The Word Count command reads the text on the currently displayed notebook page, and counts the number of whole words and the number of keystroke characters on the page.  All keystroke characters are counted, including numeric characters, punctuation marks and blank spaces.  Number groups, such as phone numbers, are counted as a single word. 
  145.  
  146. If you "select" a portion of the text on the page, the word and character counts will be for that selection.
  147. ----------------------------------------
  148. ----------------------------------------
  149. 5.24  Notebook Edit: Delete Page
  150. ........................................
  151. The Delete Page command will remove an entire notebook page from the notebook.  When you select the Delete Page command, you will be asked  to confirm that you wish to delete the selected notebook page.  Select "OK" to carry out the command, or select "Cancel" to leave the notebook page intact. 
  152. ----------------------------------------
  153. ----------------------------------------
  154. 5.25  Notebook Edit: Cut
  155. ........................................
  156. The Cut command deletes the selected text from the notebook page.  The deleted text is placed in a temporary holding area known as the Windows clipboard.  You can insert it back into your notebook page using the Undo command; or you can move the text to another area of the page or to another page of the notebook with the Paste command. 
  157.  
  158. Note: There must be some selected text on the notebook page in order for the Cut command to become active.  See the section about the Edit menu for more information on selecting text. 
  159. ----------------------------------------
  160. ----------------------------------------
  161. 5.26  Notebook Edit: Copy
  162. ........................................
  163. The Copy command copies the selected text to the Windows clipboard so that, using the Paste command, you may duplicate the text in another area of the notebook page or on a different notebook page.  A shortcut for this command is to press CTRL+INSERT while in the notebook window. 
  164.  
  165. Note: There must be selected text on the notebook page in order for the Copy command to become active.  See the section  about the Edit menu for more information on selecting text. 
  166. ----------------------------------------
  167. ----------------------------------------
  168. 5.27  Notebook Edit: Paste
  169. ........................................
  170. The Paste command inserts the text that has been placed on the Windows clipboard.  A shortcut for this command is to press SHIFT+INSERT while in the notebook window.  
  171.  
  172. The Cut and Copy commands of the Active Life Notebook, or other Windows applications can be used to place text on the clipboard.  Using the Paste command inserts the stored text at a position on the page to the right of the cursor. 
  173. ----------------------------------------
  174. ----------------------------------------
  175. 5.28  Notebook Edit: Undo
  176. ........................................
  177. The Undo command cancels the last editing command performed and restores the notebook page to the state prior to that command.  A shortcut for this command is to press ALT+BACKSPACE while in the notebook window. 
  178.  
  179. If text was Cut from the notebook page, it will be returned to the same position with the Undo command.  If text was Pasted to a notebook page, the Undo command will remove it.  Using the Undo command again will return the Pasted text back to its former position.  While employing the Undo command, the selected text will remain on the clipboard. However, only one selection can be on the clipboard at any one time.  Each new Cut or Copy operation replaces the previous selection stored in the clipboard. 
  180. ----------------------------------------
  181. ----------------------------------------
  182. 5.29  Example: Moving Text
  183. ........................................
  184. Select the text you wish to move.  Use the Cut command in the Edit menu to remove the text from its present position and place it on the clipboard.  Then move the cursor to the point on the notebook page that you would like the text inserted and select the Paste command in the Edit menu.  The selected text will be inserted to the right of the cursor.  If the new position is not correct, use the Undo command in the Edit menu to remove the text. 
  185. ----------------------------------------
  186. ----------------------------------------
  187. 5.30  Example: Copying Text
  188. ........................................
  189. First select the text that you would like reproduced, then select the Copy command from the Edit menu.  Next, move the cursor to the position on the notebook page that you would like the selected text copied to.  Use the Paste command in the Edit menu to insert a duplicate of the selected text to the right of the cursor. 
  190. ----------------------------------------
  191. ----------------------------------------
  192. 5.31  Notebook Edit: Text Edit
  193. ........................................
  194. The Text Edit command will allow you to edit text on a notebook page.  When the Text Edit command is selected, it will appear with a check mark next to the command title in the Edit menu.  Graphics cannot be edited when the Text Edit command has been selected. 
  195. ----------------------------------------
  196. ----------------------------------------
  197. 5.32  Notebook Edit: Graphics Edit
  198. ........................................
  199. The Graphics Edit command will allow you to edit graphics (e.g. a picture) on a notebook page.  When the Graphics Edit command has been selected, it will appear with a check mark next to the command title in the Edit menu.  
  200.  
  201. Note:  Text cannot be edited when the Graphics Edit command has been selected.  An example of graphics is an image pasted in from Windows Paint or a scanned image from a Windows application such as PC Image. 
  202. ----------------------------------------
  203. ----------------------------------------
  204. 5.33  Notebook Add Command
  205. ........................................
  206. The Add command will add a page to the notebook you are currently working in. 
  207.  
  208. When the Add command is selected, a small dialog box will appear on the screen.  You will be asked to give a title to the notebook page that is about to be added.  Type in the title and select "OK". The title of your new notebook page will be selected in the list box of notebook page titles and a blank notebook page will appear in the window. 
  209.  
  210. If you are currently working in a new notebook and have not yet given the first notebook page a title, you will be asked to enter a name in the text box labeled "Current Page Title:" 
  211. ----------------------------------------
  212. ----------------------------------------
  213. 5.34  Notebook Search Menu
  214. ........................................
  215. The Search commands allow you to search for one or more characters, or a sequence of 
  216. words in either the notebook pages or the notebook page titles. 
  217. ----------------------------------------
  218. ----------------------------------------
  219. 5.35  Notebook Search: Titles
  220. ........................................
  221. The Search Titles command lets you search for a specified word or character among all the page titles of a notebook.  If the specified word or character is found in a page title, that notebook page will be displayed.  A shortcut for this command is to press F4.  
  222.  
  223. When the Search Titles command is selected, a small dialog box will be displayed.  Enter the character, sequence of characters, or words that you are looking for in the text box labeled "Search for:"  then select "OK". If the characters or words are found within a notebook page title, that page will then be displayed.  If they are not located, a message will be displayed informing you that the search string was not found. 
  224. ----------------------------------------
  225. ----------------------------------------
  226. 5.36  Notebook Search: Notes
  227. ........................................
  228. The Search Notes command lets you search for a string of characters in the pages of a notebook.  If the string is found in the notebook pages, then that notebook page will be displayed. 
  229.  
  230. When the Search Notes command is selected, a small dialog box will be displayed on the screen.  Enter the string of characters that you are looking for in the text box labeled "Search for:" then select "OK". If the string is found on a notebook page, that page will be displayed. 
  231. ----------------------------------------
  232. ----------------------------------------
  233. 5.37  Notebook Search: Re-search Notes
  234. ........................................
  235. The Re-Search Notes command will repeat the Search Notes command, looking for the string previously entered in the "Search For:" text box when the Search notes command was first selected.  You will want to use this command when the first occurrence found in your search is not the one you want.  A shortcut to this command is to press F3. 
  236.  
  237. If the string is found on a notebook page, that page will then be displayed.  If they are not located, you will be informed that what was being searched for was not found. 
  238. ----------------------------------------
  239. ----------------------------------------
  240. 5.38  Notebook Autodial
  241. ........................................
  242. When this command is selected, a dialog box will appear on the screen.  The first area of the dialog box is a text box labeled "AutoDial:"  If the notebook page that is currently being displayed contains a phone number, that number will appear in the text box.  You may make changes to the number before dialing. 
  243.  
  244. If there is no phone number on the currently displayed notebook page, then the text box will be blank.  You may type in the phone number you would like dialed. 
  245.  
  246. When you have more than one phone number in a notebook page, you can indicate which one you'd like dialed by selecting that number. 
  247.  
  248. The "Tone" and "Pulse" option buttons enable you to chose the type of dialing to be done.   The "COM1", "COM2", "COM3", and "COM4" option buttons enable you to select the serial port that your modem is set for. 
  249.  
  250. When all the information in the dialog box is correct, select "OK" and the number will be dialed. 
  251. ----------------------------------------
  252.